BT Proje Destek kurumlarda yapılacak BT projelerinin stratejik açıdan kurum ile uyumu ve çıkarlarının desteklenmesi anlamına gelmektedir. Bu desteğin uygulandığı kurumlarda; hedeflenen amaçlara ulaşılması, bilgi teknoloji bölümleri ve işletmenin hedeflenen stratejik amacına ulaşması adına, destek birimleri ve stratejik iş ortakları olarak değerlendirilen bir destek uygulamasıdır. BT projelerine destek iş gücü kaynağının ve bütçenin kullanımı açısından üst yönetim kurulu onayı ile katılımı aracılığıyla karara bağlanmaktadır. İşletmelerin aldığı kararlarda da bu destek birimleri önemli rol almaktadır.
Kurumsal ve büyük işletmelerin bilgi ve teknoloji departmanlarında gerçekleştirilen eylemler işletim ve üretimdir. Üretim departmanlarında yapılan iş firmanın ihtiyacı olan projeleri meydana getirmektir. Zaten var olan ürünlerin ihtiyaç doğrultusunda geliştirilmesi hedeflenir. İşletim eyleminde ise üretim esnasında çalışan ekipmanların bakımları, problem çözümü ve işletimi gibi pek çok faaliyet gerçekleştirilir. BT Proje Destek kaynakları bu işlerin yürütülmesi adına ciddi önem arz eden birimlerdir. BT kaynakları personel, maddi ve sistem çalışmalarının en doğru ve etkin şekilde yürütülmesine katkıda bulunur. BT destek alanında işletmeler yaygın olarak COBIT çerçevesindeki standartlar ile yaklaşımları esas alacak şekilde çalışmalarını sürdürür. COBIT’in firma üst yetkililerine öncelikli olarak verdiği mesaj BT desteğinin bir işletme için ne kadar önem arz ettiğidir.
BT Proje Desteğinde Bulunan Temel Alanlar ve Faydaları
BT proje desteği beş temel alandan oluşmaktadır. Bunlar: Stratejik Uyumluluk, Değer Sağlama, Kaynak Yönetimi, Risk Yönetimi ve Performans Yönetimi’dir. BT proje desteği, uygulamada kurumlara her alanda ciddi faydaların gerçekleşmesinde rol oynar. Bu alandaki faydalar şu şekilde kategorize edilebilir:
- Firmada gerçekleştirilecek BT projelerinin bütçeleri ve maliyetleri tartışılarak ortaya çıkarılır.
- BT projelerinin işletmeye getirdiği finansal alandaki getirilerin hesaplanması.
- Firmada yıllık olacak şekilde BT iş gücünün kapasite ile kaynaklarının takibi ve planlaması.
- Projelerin önceliklendirme komitesi açısından raporlama ve hazırlık.
- Portföy bazında projelerin konsolide edilmesi ve yıllık master planlarının yapılması.
- Sene içerisinde işletmenin öncelik ile ihtiyaç değişiklikleri bazında, yapılan planlamaların önceliklendirilmesi ve revize edilmesi.
- Bütün proje amaçlarının değişikliklerinde bilgilerin kaydedilmesi ve proje ortaklarının bilgilendirilmesi.
- İş birimlerinde BT içerisindeki danışmanlığın ve temsilciliğin yürütülmesi.
- Yıllık planlarda projeler içerisinde yer alan statülerin takibi, durum raporlanması, açık konular ve risk yönetiminin yürütülmesi.
- Projelerdeki birimlerin portföy alanında projelerdeki memnuniyetin ölçülmesi ile iyileştirilmesi.
Sözü edilen sorumluluk ve faydalar BT Proje Destek biriminin en temel işlevleridir. Tamamı BT projelerini ilgilendiren başlıklar, hakkaniyetli bir şekilde yapıldığında, işletmenin BT departmanı en iyi şekilde çalışmış olur ve maksimum fayda sağlar.